Wir stellen Ihnen ein Datenschutzdokumentationssystem (DSM) mit speziellen Inhalten zur Jugendhilfe oder Eingliederungshilfe zur Verfügung mit dem Sie die Pflichten der DSGVO einfach umsetzen können.
Der Vertrag ist monatlich kündbar.
Sie erstellen in kurzer Zeit selbständig eine vollständige Datenschutzdokumentation gem. Art. 30 DSGVO und vermeiden somit etwaige Verstöße und hohe Bußgelder.
Das DMS ist sicher und zuverlässig (z.B. Zwei-Faktor-Authentisierung, automatisierte Backups, AES-256-CBC Verschlüsselung, Hosting nach PCI-DSS). Darüber hinaus ist das DMS mehrbenutzerfähig. Somit können Sie interne Datenschutzaufgaben an Mitarbeitende delegieren.
Das Datenschutzdokumentationssystem enthält folgende Features:
1. DMS Cockpit (alle wichtigen Infos auf einen Blick)
- Gibt es zu erledigende Datenschutzaufgaben?
- Wie viele Verarbeitungstätigkeiten benötigen Ihre Aufmerksamkeit?
- Wie viele Auftragsverarbeitungsverträge müssen noch abgeschlossen werden?
- Wie viele Anfragen von betroffenen Personen müssen noch bearbeitet werden?
- Welche Datenschutzverletzung muss noch der Aufsichtsbehörde gemeldet werden?
- Wenn alle Pflichtinformationen vorhanden sind, können Sie im Datenschutz-Cockpit eine aktuelle Datenschutzdokumentation erstellen.
2. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Ein komplett neues Verzeichnis ist in kurzer Zeit erstellt. Neue Verarbeitungstätigkeiten können in kurzer Zeit erstellt werden.
- Kontrollmechanismus: Unser System gibt Ihnen Hinweise, wenn in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Pflichtangaben fehlen sollten.
3. Sicherheitskonzept
- Dokumentieren Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen Ihrer Organisation nach der Datenschutz-Grundverordnung mit wenigen Klicks.
- Wir haben viele Maßnahmen für Sie vorbereitet. Wählen Sie einfach die auf Ihre Gegebenheiten passenden Maßnahmen aus.
- Eigene Maßnahmen können komfortabel hinzugefügt werden.
4. Dokumentation der Auftragsverhältnisse
- Legen Sie Ihre Auftragsverarbeiter, aber auch gemeinsame Datenverantwortliche als Dienstleister an und behalten Sie den Überblick.
- Unser System ermöglicht es Ihnen Ihre Dienstleister zu verwalten und Verarbeitungstätigkeiten zuzuweisen. Es gibt Ihnen Hilfestellung um die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung zu überprüfen.
5. Dokumentenverwaltung
- Wir stellen Ihnen eine komfortable Oberfläche zur Verwaltung Ihrer Dokumente und Dateien bereit.
- Auftragsverarbeitungsverträge, Informationen für Betroffene oder Schulungszertifikate, laden Sie einfach das Dokument hoch und behalten Sie den Überblick.
6. Intelligentes Aufgabensystem
- Das DMS Aufgabensystem findet unvollständige Angaben und erstellt selbstständig Aufgaben. Auch erinnert es an notwendige Überprüfungen.
- Sie erhalten auf Wunsch regelmäßig eine Zusammenfassung per E-Mail.
- So behalten Sie den Überblick und vermeiden Verstöße gegen die EU-DSGVO.
7. Mitarbeiter*innenschulungen
- Online-Plattform für Schulungen
- Automatisch erstelltes Zertifikat
- Oft stellt sich die Frage, wie schule ich die Mitarbeiter*innen im Unternehmen?
- Mit unserem Schulungsmodul können Sie eigene Schulungsinhalte vermitteln und den Wissensstand in einem Test abfragen.
- Die Teilnehmenden können Sie manuell angelegen oder mit einer csv-Datei importieren und anschließend mit einem Klick per E-Mail einladen. Außerdem sind Schulungen mit öffentlicher Anmeldung möglich. Wenn Teilnehmende keine E-Mail-Adresse haben, teilen Sie Ihm eine individuelle Schulungskennung mit. Die Schulung kann selbstständig vom Mitarbeitenden durchgeführt werden.
- Die Auswertung des Tests erfolgt voll automatisch. Wenn der Teilnehmende 51 % des Tests bestanden hat, wird automatisch ein Schulungszertifikat (mit Ihrem Logo) als Nachweis der erfolgreichen Unterweisung erzeugt.
- Sie können beliebig viele Schulungen mit beliebig vielen Teilnehmenden erstellen.
- Sie können in unserem DMS können Sie für jeden Mitarbeitenden den Schulungsstand nachweisen. Dies gilt auch für Datenschutzverpflichtungen gegenüber Mitarbeitenden.
8. PDF-Dokumentation
- Alle gemachten Eingaben können in eine übersichtliche PDF-Dokumentation mit Ihrem Logo exportiert werden.
- Sie können Datenpannen umfangreich dokumentieren.
- Reporting Funktion mit PDF-Export.
- Verknüpfung mit Verfahren und Auftragsverarbeitern.
- Erinnerung zur fristgerechten Meldung.
- Eine Datenpanne passiert schneller als man denkt. Auch wenn diese nicht Datenschutzverträge und Verpflichtungserklärungen mit Mitarbeitern online abschließen.
9. Anfragendokumentation betroffener Personen
- Eine gute Dokumentation hilft bei der schnellen Identifizierung von passenden Verfahren. Dokumentieren Sie im DMS alle Anfragen von betroffenen Personen.
- Dank des Aufgabensystems, automatischem Verfahrens-Matching und Erinnerungsfunktion halten Sie die Fristen der DSGVO ein.
Optional: Ersteinrichtungspaket
Wenn Sie im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe tätig sind, dann empfehlen wir Ihnen unser Ersteinrichtungspaket. Hier richten wir Ihnen die Software vorab individuell ein. Erste Verarbeitungstätigkeiten, wie z.B. "Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung nach § 8 a SGB VIII" sind dann bereits angelegt.